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公司证照管理办法




作者:AsiaGaming     发布时间:2020-06-01 03:58

  目录 证照管理办法 ............................................................ 2 第一章 总则 ............................................................ 2 二、适用范围 ............................................................ 2 三、管理原则 ............................................................ 2 四、证照种类 ............................................................ 3 (一)企业证照 ...................................................... 3 1、企业类 ........................................................ 3 2、财务类 ........................................................ 3 3、组织人事类 .................................................... 3 (二)核心业务、经营资质类 .......................................... 3 1、贸易类 ........................................................ 3 2、房地产开发类 .................................................. 3 3、物流运输类 .................................................... 3 (三)土地房屋类 .................................................... 4 (四)运输工具类 .................................................... 4 (五)政府网上审批业务系统类 ........................................ 4 (六)管理体系认证类 ................................................ 4 五、 证照的申(换)领 ................................................... 4 七、证照管理 ............................................................ 5 八、证照的使用 ...................................................... 6 十二、其他 .............................................................. 9 1 证照管理办法 第一章 总则 1. 为加强楚雄州国有资本投资集团有限公司(以下简称“公司”) 证照管理,规范证照的申请、保管、使用、登记、变更、备案等工作 程序,切实防范风险,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民 共和国公司登记管理条例》等法律法规和管理规章,特制定本办法。 本办法适用于公司的证照管理。 2.证照是公司以及所属各项目依法合规经营的重要法律依据文 件,其所载内容是各单位依法合规经营的前提条件之一,必须给予妥 善安全管理,并维护其严肃性。 3. 公司证照的管理采用分级负责的原则。公司证照采用归口管 理、管办分离、管用分离的原则,并对公司证照管理实行统一指导。 4. 本办法所称证照包括但不限于企业类、财务类、产权(房屋和 土地)类和社保类、其他类证照等。 5.公司综合办公室为牵头部门,会同各证照归口部门对公司证照 进行管理。 二、适用范围 本办法适用于本公司及关联公司的各类证照的管理。 三、管理原则 公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则,保证 证照管理的效率和安全性。企划部负责统筹组织、监督检查及协助其他部 门证照的管理工作。 2 四、证照种类 证照是指经政府职能部门核发给集团属下各公司的证明企业合法经 营、使用的有效证件。包括企业证照、核心业务证照(含电子证照)、经 营资质、土地房产产权证照、政府审批业务操作系统类、管理体系认证类 等。 (一)企业证照 1、企业类 包含营业执照、组织机构代码证(未办三证合一企业)、准予变更登 记(备案)通知书、国有企业产权登记表、外商投资企业批准证书、企业 集团登记证、公司章程等。 2、财务类 包含开户许可证、信用代码证、税务登记证(未办三证合一企业)、 外汇管理登记证、外商投资企业财政登记证、统计登记证等。 3、组织人事类 包含社会保险登记证(未办五证合一企业)等组织人事相关证照 (二)核心业务、经营资质类 1、贸易类 包含对外贸易经营者备案表、海关报关单位注册登记证书、出入境检 验检疫报检企业备案表、自理报检企业备案登记证明书、危险化学品经营 许可证、进口可用作原料的固体废物国内收货人注册登记证书等。 2、房地产开发类 包含房地产开发企业暂定资质证书、建设用地规划许可证、建设工程 规划许可证、企业基本建设投资项目备案证、商品房预售许可证、房地产 开发企业暂定资质证书、绿色建筑设计标识证书等。 3、物流运输类 包含道路运输经营许可证等证照。 3 (三)土地房屋类 包含土地证、房地产权证等证照。 (四)运输工具类 包含各类车辆(含生产运输车辆、公务车)机动车登记证、机动车行 驶证等证照。 (五)政府网上审批业务系统类 包含中国电子口岸法人 IC 卡、操作员 IC 卡、商务部自动进口许可证 申领系统密匙等。 (六)管理体系认证类 包含质量管理体系认证证书(ISO 质量证书)、海关企业管理分类证 书、5A 级物流企业认证证书等。 五、证照的申(换)领 (一) 公司企业类证照的申(换)领工作由公司企业发展部负责 办理,财务类证照的申(换)领工作由公司财务管理部负责办理, 产权(房屋和土地)类证照的申(换)领工作由公司办公室负责 办理,社保类证照的申(换)领工作由公司人力资源部负责办理。 其他类证照的申(换)领工作由公司相关证照管理归口部门负责 办理。 (二) 公司证照申办成功后,须及时向上级证照管理归口部门报 备。报备单位应填写证照报备表,并同报备的证照电子扫描件或 复印件一并上报。 4 六、证照的变更、延期、维护 (一) 公司企业类证照的变更、延期、维护工作由公司企业发展部 负责办理,财务类证照的变更、延期、维护工作由公司财务管理部负 责办理,产权(房屋和土地)类证照的变更、延期、维护工作由公司 办公室负责办理,社保类证照的变更、延期、维护工作由公司人力资 源部负责办理。其他类证照的变更、延期、维护工作由公司相关证照 管理归口部门负责办理。 (二)公司证照变更、延期、维护工作完成后,须及时向上级证照管 理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表,并同报备的证照电子 扫描件或复印件一并上报。 七、证照管理 (一) 公司企业发展部负责公司企业类证照的登记、备案、年报、保管、 领取与移交、统计汇总等日常管理工作,与颁发公司相应证照的部门和机 构进行沟通联络,并指导所属分公司相应证照的申(换)领、变更、保管、 登记、备案、年报等工作。公司企业类证照正本由企业发展部保管,副本 由市场开发部保管,公司名称变更通书原件由市场开发部保管。 (二)公司财务管理部负责财务类证照的登记、备案、年报、保管、领取 与移交、统计汇总等日常管理工作,与颁发公司相应证照的部门和机构进 行沟通联络,并指导所属分公司相应证照的申(换)领、变更、保管、登 记、备案、年报等工作。 (三)公司办公室负责产权(房屋和土地)类证照的登记、备案、年报、 保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作,与颁发公司相应证照的部 门和机构进行沟通联络,并指导所属分公司相应证照的申(换)领、变更、 5 保管、登记、备案、年报等工作。 (四)公司人力资源部负责社保类证照的登记、备案、年报、保管、领取 与移交、统计汇总等日常管理工作,与颁发公司相应证照的部门和机构进 行沟通联络,并指导所属分公司相应证照的申(换)领、变更、保管、登 记、备案、年报等工作。 (五)公司其他类证照管理归口部门负责相关类证照的登记、备案、年报、 保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作,与颁发公司相应证照的部 门和机构进行沟通联络,并指导所属分公司相应证照的申(换)领、变更、 保管、登记、备案、年报等工作。 (六)公司各类证照管理部门应设有专人负责证照的日常管理,确保证照 的安全、合法、有效及证照上所载内容与实际保持一致,并建立证照清单 和流转交接登记簿,规范管理流程。 八、证照的使用 (一)为防范风险,公司证照原件(含正本、副本)原则上不能 对外提供或使用。因业务需要必须对外提供原件时,必须严格履行借 用审批手续,并确保妥善使用,按时归还。 (二)公司各部门如因业务需要,须对外提供公司证照原件、复 印件、电子扫描件时,需由借用部门到相应证照管理归口部门填写《证 照借阅登记表》,方能办理借用手续。 (三)公司所属各项目如因业务需要,必须对外提供公司证照原 件、复印件、电子扫描件时,需由所属项目借用部门填写《证照借用 申请单》,经借用项目负责人审批签字并加盖所属项目公章,将扫描 件报公司相应证照管理归口部门审批后,方能办理借用手续。 6 (四)公司证照原件、复印件、电子扫描件必须在规定范围和借 用期限内使用。证照原件使用完毕后,应立即归还并办理相应归还手 续。若未能按时归还,必须提交书面材料加以说明。证照的电子扫描 件使用完毕后应立即删除,不得擅自留存、使用和外借。 未经授权审批,任何部门、单位和个人不得使用、转借、复印公 司证照原件、复印件和电子扫描件。 (五) 证照管理责任人应确保证照借用、归还登记的及时性和 完整性,并及时追踪证照使用情况。 证照借用部门、单位和个人应妥善使用和保管证照,应确保证照 的安全性、完整性和整洁性。 九、证照的补办 (一)借用部门、项目和个人将公司证照原件遗失或损毁的,应于两 日内呈书面报告(加盖部门/单位公章)至公司证照管理归口部门,公司证 照管理归口部门应及时进行相应处理(登报挂失、声明作废等)和补办。 公司企业类证照的补办工作由公司企业发展部负责办理,财务类 证照的补办工作由公司财务管理部负责办理,产权(房屋和土地)类 证照的补办工作由公司办公室负责办理,社保类证照的补办工作由公 司人力资源部负责办理。其他类证照的补办工作由公司相关证照管理 归口部门负责办理。 7 (二) 公司证照原件若遗失或损毁时,应及时向上级证照管理 归口部门上报,并应按照单位有关规定给予有关责任人处罚。 十、证照的注销和作废 (一) 证照需注销或作废的,各证照管理归口部门应及时办理。 公司企业类证照的注销和作废工作由公司企业发展部负责办理,财务 类证照的注销和作废工作由公司财务管理部负责办理,产权(房屋和 土地)类证照的注销和作废工作由公司办公室负责办理,社保类证照 的注销和作废工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的注销和 作废工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。 证照注销和作废工作完成后,公司相关证照管理归口部门应及时 对注销和作废工作进行备案和通报,并不得继续使用。其他持有已注 销证照复印件和电子扫描件的部门、单位和个人应及时进行销毁或删 除,不得继续使用。 如因工作需要必须使用已注销或作废的证照原件、电子扫描件和 复印件的,应按第五章的相关规定办理手续。 (二)公司证照注销和作废工作完成后,须及时向上级证照管理 归口部门报备。报备单位应填写证照报备表,并同相关备案文件一并 上报。 8 十一、罚则 (一) 对违反本办法规定的部门、项目和人员,公司将视情况 给相应处罚:一般违反的,公司将给予口头警告、书面警告或通报批 评;发生下列行为之一的,对相关部门、单位给予 2000 至 10000 元 的处罚,对相关人员给予 500 元至 1000 元的处罚,并由其负责承担 补办证照等弥补损失的相关费用;构成犯罪的,移交司法机关处理: 1. 损毁证照的、损毁证照不报告或延迟报告的; 2. 遗失证照的、遗失证照不报告或延迟报告的; 3. 出租、出借、转让证照的; 4. 冒用、盗用、伪造、变造、涂改证照的; 5. 因管理不善造成其他严重后果或恶劣影响的。 十二、其他 本办法自发布之日起实施。该档案管理仅适用于本集团,集团旗下 子公司应按公司具体情况,依据此管理制度为原则,进行适度调整。 9

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